Databeleid

1. Inleiding

Bij Salestwitch BV hechten wij groot belang aan de bescherming van de privacy en veiligheid van alle persoonsgegevens die wij verwerken. Dit databeleid legt uit hoe wij persoonsgegevens verzamelen, verwerken, opslaan en beschermen, in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en alle toepasselijke Belgische wetgeving inzake gegevensbescherming.

2. Toepassingsgebied

Dit beleid is van toepassing op alle persoonsgegevens die door Salestwitch BV worden verwerkt, waaronder gegevens van:

• Gasten en klanten
• Werknemers en opdrachtnemers
• Leveranciers en zakenpartners
• Websitebezoekers en online gebruikers

Het beleid geldt voor alle verwerkingsactiviteiten van Salestwitch BV, zowel manueel als geautomatiseerd.

3. Beginselen van gegevensbescherming

Bij de verwerking van persoonsgegevens hanteren wij de volgende principes:

• Rechtmatigheid, behoorlijkheid en transparantie – Gegevens worden rechtmatig verwerkt en betrokkenen worden geïnformeerd.
• Doelbinding – Gegevens worden uitsluitend verzameld voor welbepaalde en gerechtvaardigde doeleinden.
• Dataminimalisatie – Enkel de strikt noodzakelijke gegevens worden verzameld.
• Juistheid – Persoonsgegevens worden correct en actueel gehouden.
• Bewaarbeperking – Gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk.
• Integriteit en vertrouwelijkheid – Gegevens worden beschermd tegen ongeoorloofde toegang, verlies of misbruik.
• Verantwoordingsplicht – Wij nemen volledige verantwoordelijkheid voor de naleving van de wetgeving inzake gegevensbescherming.

4. Gegevens die wij verzamelen

Wij kunnen de volgende soorten gegevens verzamelen:

• Identificatiegegevens: volledige naam, adres, nationaliteit, ID-/paspoortnummer
• Contactgegevens: telefoonnummer, e-mailadres
• Boekings- of transactiegegevens: verblijfsdata, aantal gasten, betalingsinformatie
• Communicatiegegevens: berichten, aanvragen of feedback
• Technische gegevens: IP-adres, browsertype of apparaatgegevens (indien van toepassing)

Gevoelige gegevens worden uitsluitend verzameld wanneer dit strikt noodzakelijk is en met uw uitdrukkelijke toestemming.

5. Doeleinden van de verwerking

Uw persoonsgegevens worden verwerkt voor de volgende doeleinden:

• Het beheren en bevestigen van boekingen of dienstverleningsovereenkomsten
• Het naleven van wettelijke en fiscale verplichtingen
• Het registreren van gasten bij lokale autoriteiten (indien vereist)
• Het verwerken van betalingen en het opstellen van facturen
• Het communiceren van belangrijke updates of informatie
• Het verbeteren van onze klantenservice en operationele werking

6. Rechtsgrond voor de verwerking

Persoonsgegevens worden verwerkt op basis van één of meerdere van de volgende rechtsgronden:

• Uitvoering van een overeenkomst: om de gevraagde dienst te leveren
• Wettelijke verplichting: om te voldoen aan nationale of lokale wetgeving
• Gerechtvaardigd belang: om veiligheid te waarborgen en de kwaliteit van onze dienstverlening te verbeteren
• Toestemming: wanneer u vrijwillig instemt met optionele communicatie of marketing

7. Bewaartermijnen

Persoonsgegevens worden slechts bewaard zolang dit noodzakelijk is:

• Boekings- en betalingsgegevens: 10 jaar in het kader van boekhoudkundige en fiscale verplichtingen
• Gastregistratiegegevens: zoals vereist door de Belgische wetgeving
• Communicatie- of marketinggegevens: tot u uw toestemming intrekt

Na afloop van de bewaartermijn worden gegevens veilig verwijderd of geanonimiseerd.

8. Gegevensbeveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen, waaronder:

• Versleutelde gegevensopslag en beveiligde servers
• Toegang beperkt tot uitsluitend bevoegd personeel
• Regelmatige opleiding en monitoring op het vlak van gegevensbescherming
• Veilige back-up- en herstelsystemen

In geval van een datalek melden wij dit binnen 72 uur aan de bevoegde autoriteit, zoals wettelijk vereist.

9. Delen van gegevens

Wij kunnen beperkte persoonsgegevens delen met betrouwbare derden wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening, zoals:

• Boekings- of betalingsplatformen: bv. Airbnb, Booking.com, Stripe, enz.
• Lokale overheden: wanneer wettelijk vereist (bv. gastenregistratie, fiscale rapportage)
• Dienstverleners: IT- of schoonmaakbedrijven, allen onder GDPR-conforme overeenkomsten

Wij verkopen of verhuren nooit persoonsgegevens aan derden voor marketingdoeleinden.

10. Uw rechten

U heeft het recht om:

• Inzage te krijgen in uw persoonsgegevens
• Correctie of verwijdering van uw gegevens te vragen
• De verwerking te beperken of hiertegen bezwaar te maken
• Gegevensoverdraagbaarheid aan te vragen
• Uw toestemming op elk moment in te trekken

Om deze rechten uit te oefenen, kunt u contact opnemen via: ben.van.damme@salestwitch.be . Indien u van mening bent dat uw gegevens onzorgvuldig werden verwerkt, kunt u contact opnemen met uw nationale toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming.

11. Internationale doorgifte van gegevens

Indien persoonsgegevens buiten België worden doorgegeven, zorgen wij voor passende waarborgen, zoals:

• Standaardcontractbepalingen (SCC’s) goedgekeurd door de Europese Commissie,
• of Doorgiften naar landen met een door de EU erkend passend beschermingsniveau.

12. Wijzigingen aan dit beleid

Dit beleid wordt regelmatig herzien en kan worden aangepast aan wijzigingen in wetgeving of bedrijfsactiviteiten. De meest recente versie is steeds beschikbaar op onze website.

Salestwitch BV

Ben Van Damme 19/12/25